Sep 262013
 
sedinta
Şedinţele: sunt cel mai important mod de comunicare intr-o organizaţie, angajaţii intalnindu-se intr-o platforma comuna, fac schimb de puncte de vedere si opinii si adopta soluţii in beneficiul organizaţiei acceptate de către toti.
Şedinţele pot ajuta de asemenea la crearea unui sentiment de comunitate in rândul participanţilor.
Eticheta profesionala in şedinţe: reprezintă un set de norme de conduita morala pe care indivizii trebuie sa le urmeze in timpul şedinţelor si a discuţiilor la locul de munca.

Riscurile lipsei de eticheta profesionala in şedinţe
>    Apare necesitatea desfasurarii mai multor şedinţe pentru atingerea obiectivelor.
>    Cu cat petrecem mai mult timp in şedinţe, cu atat avem mai puţin timp pentru alte activitati.
>    Deteriorează comunicarea si colaborarea intre angajaţi, departamente, intre companie si clienţii externi.
>    Are un impact negativ asupra mediului de lucru si poate duce la apariţia conflictelor si frustrărilor.
>    Pierderea încrederii colegilor, clienţilor si a altor colaboratori.
>    Scade productivitatea si eficienta întregului colectiv.

Eticheta profesionala in şedinţe- SUGESTII
Pregăteşte si distribuie o agenda către toti angajaţii care urmeaza sa participe la şedinţa, cu cel puţin o zi inainte de desfasurarea şedinţei. Vei arata ca esti o persoana organizata si ca respecţi participanţii si timpul lor. De asemenea, vei arata si care este scopul întâlnirii si le vei oferi participanţilor posibilitatea de a se pregăti in avans.
O şedinţa nu trebuie tinuta doar de dragul de a ne intalni. Este foarte important sa aveţi un plan bine definit. Faceţi o lista cu problemele care trebuie discutate in cadrul intalnirii.
Daca la şedinţa aveţi participanţi dintr-o tara străină, informati-va cu privire la cultura lor. Respectul se poate sa aibe înţelesuri diferite in alte culturi.

Manierele gazdei:
Puteti planifica un aranjament la masa pentru participanţi astfel incat ei sa se poate identifica mai uşor sau sa se cunoasca mai bine. Veniţi cu 15 minute mai devreme pentru  a va asigura ca sala de şedinţe este amenajata corespunzător (scaunele, videoproiectorul, temperatura, flipchartul, tabla, marker-le etc.).
Incepeţi şedinţa la timpul planificat. Veti arata astfel ca ii respectati pe participanţii care au reuşit sa fie punctuali. Multumiti-le tuturor pentru participare. Rugaţi participanţii sa-si inchida telefoanele sau sa le seteze pe modul silenţios. Introduceti membrii noi daca este cazul. Daca şedinţa urmeaza sa fie înregistrata, informaţi participanţii cu privire la acest aspect.
Cel care conduce şedinţa trebuie sa vorbeasca tare si clar. Atenie la ton! Preveniţi si rezolvaţi conflictele care apar intre participanţi, prin a menţine o poziţie neutra.
Şedinţele trebuie sa fie interactive si sa le permită angajaţilor sa vina cu sugestii si feedback valoros. O runda de întrebări si răspunsuri este recomandata la sfarsitul fiecărei şedinţe, astfel incat participanţii sa-si clarifice neînţelegerile. Asigurati-va ca nu deviaţi de la subiectele cheie. Pastrati şedinţele scurte! Folosiţi tabla, proiectorul, graficele, pointerul, prezentările powerpoint, flipchart-ul pentru a explica si clarifica mai bine audienta.
Incheiaţi şedinţa la timp. Nu va bazaţi ca participanţii pot ramane mai mult decât timpul planificat. De asemenea, daca depăşiţi timpul planificat s-ar putea sa încurcaţi urmatoarea şedinţa.
Mulţumiţi participanţilor pentru timpul acordat si contribuţiile aduse in cadrul şedinţei. Faceţi ordine, aşezaţi scaunele la loc, închideţi toate electronicele, stergeti tabla si schimbaţi hartia la flipchart.
Dupa finalizarea întâlnirii pregatiti minuta şedinţei si distribuiti-o tuturor participanţilor pentru confirmare. Dupa confirmarea minutei distribuiti-o departamentelor relevante pentru a aplica masurile stabilite in cadrul şedinţei.

Manierele participantilor
Daca primiţi agenda şedinţei in avans, cititi-o si pregatiti-va! Nu irosiţi timpul gazdei si a celorlalţi participanţi prin a va prezenta nepregatiti! înţelegeţi importanta şedinţei! Fiecare angajat trebuie sa se documenteze foarte bine inainte de participarea la o şedinţa. Pregatiti-va notite.
Cand vi se solicita participarea la şedinţa prin telefon sau e-mail, fiti atenti sa răspundeţi solicitării, confirmând prezenta dumneavoastra. Structura şedinţei depinde de participarea persoanelor invitate.
Nu intarziati niciodata! Intarzierea la şedinţe este nepoliticoasa < si neprofesionala. De asemenea, ii deranjeaza si pe ceilalţi participanţi. Nu va bazaţi ca începerea şedinţei va fi amanata pana la sosirea tuturor participanţilor. Daca ajungeţi târziu riscaţi sa pierdeţi informaţii valoroase.
Daca se intampla sa intarziati datorita unor circumstanţe neprevăzute, intrati in sala fara a face zgomot si nu intrerupeti discuţiile sau prezentarea. Daca se iveşte o oportunitate sa va scuzaţi pentru întârziere, faceti-o! încercaţi sa aveţi un contact vizual cu gazda si soptiti “ma scuzaţi”. Explicaţi gazdei la sfarsitul şedinţei motivul întârzierii.
Gazda şedinţei se poate sa fi planificat un aranjament la masa pentru participanţi. Respectati-I! Ar fi jenant sa vi se ceara sa va mutati pe alt scaun. Daca nu este un aranjament al scaunelor planificat in avans, asezati-va unde gasiti un loc liber, fara a va muta de pe un scaun pe altul.
Nu va lasati obiectele personale pe masa (telefoane, geanta, casca etc.) Plasaţi aceste obiecte sub scaun sau pe un scaun gol. Veniţi întotdeauna la şedinţe cu o agenda si un pix. Este practic imposibil ca o persoana sa retina toate informaţiile daca nu si le noteaza.
lnchide-ti telefonul sau setati-l pe modul silenţios. Este nepoliticos si neprofesional sa va sune telefonul in timpul şedinţei. De asemenea, ii deranjeaza si pe ceilalţi participanţi, le poate distrage atentia si o pot considera o insulta.
Daca ai uitat sa-ti inchizi telefonul si se intampla sa-ti sune in timpul şedinţei, cereţi scuze neintarziat, dupa care inchide-l imediat fara sa răspunzi. Nu răspunde telefoanelor in timpul unei şedinţe pentru ca este o lipsa de respect. Daca astepti un telefon foarte important, explica acest lucru gazdei inainte de începerea şedinţei, seteaza telefonul pe modul silenţios, iar cand primeşti telefonul scuza-te politicos si iesi din sala pentru a răspunde.
Fii un bun ascultator! Asculta ce au alţii de zis si asteapta-ti rândul pentru a vorbi. Nu-i întrerupe pe ceilalţi in timp ce vorbesc si nu monopoliza discuţia. De exemplu, daca ti s-au alocat 10 minute din timp pentru a vorbi, nu vorbi 12.
Asculta problemele care se ridica, întrebările celorlalţi participanţi si răspunsuriledate. Nu vrei sa irosesti timpul şedinţei adresand o întrebare care a mai fost pusa si la care s-a si răspuns.
Pastrati comentariile pentru cel care vorbeşte pana la sfarsitul şedinţei sau pana cand acesta va solicita observaţiile, doar daca nu cumva gazda a încurajat adresarea de comentarii, observaţii sau discuţiile libere inca de la începutul şedinţei.
Cand adresezi o întrebare, fii clar si la subiect. Daca întrebarea ta este detaliata, fragmenteaz-o in mai multe întrebări scurte. Dar asigura-te ca pui o întrebare, nu mai multe pentru ca si alţii au întrebări de pus. Cand iti va veni rândul din nou, vei avea ocazia sa adresezi si alte întrebări.
Cand participaţi la o şedinţa asigurati-va ca respectati codul vestimentar (uniforma DMHI). Nu participaţi niciodata intr-o tinuta casual. De asemenea, asigurati-va ca salopeta este mereu curata, ca aveţi o igiena buna, ca sunteti îngrijit si nu folosiţi prea mult parfum. Imaginea dumneavoastra si respectul de sine depind in primul rand de aceste lucruri!
Concentrati-va si fiti vigilenţi. Fiti un participant activ. Nu cascati chiar daca şedinţa vi se pare plictisitoare si binenteles, nu dormiţi!
Nu va trosniti degentele, nu va jucaţi cu pixul sau cu alte obiecte, nu cititi materiale care nu au legătură cu şedinţa, nu trimiteti mesaje pe telefon sau pe alte reţele de socializare. Nu mestecati guma in timpul şedinţei.Acestea reprezintă o lipsa de bune maniere si sunt perturbatoare pentru şedinţa.
Nu folosiţi un limbaj obscen sau vulgar. Nu fiti sarcastic sau agresiv! Nu transformat! sala de şedinţe intr-un “camp de lupta”. Vorbiţi politicos si respectati-va colegii! Amintiti-va de ce sunteti acolo!
Pastreaza comentariile si discuţiile care nu au legătură cu subiectul şedinţei, pana la finalizarea acesteia. Astfel de comportamente sunt deranjante si reprezintă o lipsa de respect fata de participanţi si fata de cel care vorbeşte.Părăsiţi sala doar cand şedinţa s-a încheiat. Daca plecaţi mai devreme, s-ar putea sa-i deranjeze pe ceilalţi colegi si sa le aratati o lipsa de respect. Puteti pleca doar daca este absolut necesar sau daca ati anuntat gazda, inainte de începerea şedinţei, ca veti fi nevoit sa plecat mai devreme.
Mulţumiţi gazdei si colegilor pentru participarea la şedinţa. La primirea minutei şedinţei, cititi-o si confirmati-o. Asumati-va deciziile adoptate in cadrul şedinţei si aplicaţi masurile

Concluzii
1.    Eticheta profesionala este cartea de vizita a fiecărui angajat, a departamentului pe care il reprezintă si a companiei ca un intreg!
2.    Stimuleaza respectul intre participanţi si cooperarea!
3.    Ajuta la menţinerea timpului planificat si atingerea obiectivelor şedinţei.
4.    Cand iti imbunatatesti conduita sociala si profesionala, iti măreşti sansele spre succes. Câştigi sprijinul, respectul si aprecierea de care ai nevoie pentru a reuşi in tot ceea ce-ti propui.
5.    Nu exista nicio scuza pentru lipsa de bune maniere si respect.
6.    Respectul este o obligaţie morala si profesionala a fiecaruia dintre noi!
-    Cu totii avem dreptul de a fi respectati in orice context social si profesional!
-    Cu totii avem obligaţia de a-i respecta pe cei din jurul nostru!

Totul se rezumă la RESPECT I

 Leave a Reply

(required)

(required)

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>